Văn hóa trong kinh doanh của người Nhật

Cách ứng xử khôn khéo, mềm mỏng, lịch sự trong công việc phối hợp với tập quán tốt đã giúp người Nhật thành công tuyệt vời trong kinh doanh. Thử xem họ đã làm gì và chúng ta có thể học tập được không? Các bạn tham khảo nhé

Vào tháng 4 hàng năm, các công ty Nhật tiếp nhận nhiều người mới, sau đó tiến hành đào tạo thành nhân viên thực sự của công ty. Việc giáo dục nhân viên được tiến hành một cách triệt để theo nhiều quy định chặt chẽ, nhất là ở những công ty lớn, có truyền thống lâu đời. Đây là giai đoạn giúp các nhân viên mới làm quen và có được nhận thức cần thiết như một thành viên của tổ chức.

Cách ứng xử qua điện thoại

Các công ty Nhật Bản có quan điểm cho rằng cách ứng xử qua điện thoại của nhân viên là một tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá công ty, có khi còn ảnh hưởng đến sự thành bại trong công việc. Khi có điện thoại gọi đến, phải cầm máy ngay trong vòng một, hai tiếng chuông và xưng tên công ty, không được để khách chờ.

Trường hợp nếu bận công việc mà sau ba tiếng chuông mới nhấc máy thì câu nói đầu tiên là xin lỗi. Khi gọi điện thoại phải cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian của người nghe, thậm chí cần phải ghi những điều cần nói trước khi bấm số.

Giữ đúng hẹn

Nhân viên công ty luôn được yêu cầu phải đúng hẹn, tuyệt đối không để khách chờ. Việc đến trước giờ hẹn năm phút được coi là ý thức cơ bản đối với người lao động. Bởi vậy nhiều người Nhật có thói quen vặn nhanh đồng hồ đeo tay vài phút.

Việc giữ đúng hẹn còn thể hiện qua cách hẹn điện thoại trước, đến cơ quan đúng giờ, giao hàng cho khách đúng thời gian quy định.

Coi trọng hình thức

Sự coi trọng hình thức được xem là một đặc điểm thể hiện văn hóa Nhật Bản. Chú ý đến hình thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm chất con người, nhất là trong môi trường kinh doanh. Trang phục phù hợp với hoàn cảnh, gọn gàng, sạch sẽ ảnh hưởng quan trọng đến uy tín của cá nhân và của công ty.

Trong việc giáo dục, đào tạo nhân viên, có công ty còn chú ý đến việc hướng dẫn chi tiết từ trang phục đến cách để đầu tóc, móng tay.

Phương châm của người Nhật là xuất phát từ hình thức, có nghĩa là bắt đầu từ việc hoàn thiện hình thức, sau đó tiếp tục cụ thể hóa dần nội dung. Họ "cất" công việc trong ngăn kéo cho đến khi đạt được ở hình thức mong muốn mới tiến hành. Sự coi trọng hình thức còn thể hiện qua các tài liệu giấy tờ, văn thư, sổ kế toán đều được thiết lập theo quy định thống nhất.

Con dấu và danh thiếp

Người nước ngoài thường cho rằng con dấu dễ bị làm giả hơn chữ ký nên không coi trọng con dấu cho lắm, nhưng người Nhật quy định đóng dấu trên các văn bản chính thức chứ không dùng chữ ký. Chữ ký không có hiệu lực pháp lý, do vậy các cá nhân, các công ty, các cơ quan chính phủ đều có con dấu riêng dùng trong các văn bản chính thức.

Con dấu cá nhân có hai loại: con dấu chính thức đăng ký ở cơ quan hành chính, có hiệu lực pháp lý dùng trong các trường hợp quan trọng như hợp đồng kinh tế chẳng hạn và con dấu thông thường đơn giản hơn để dùng vào nhiều trường hợp khác nhau như khi nhận hàng gửi nhanh, hàng gửi bảo đảm qua bưu điện hoặc dùng trong các văn bản lưu hành nội bộ. Với những hãng thường gặp như Suzuki, Tanaka hay Sato thì có thể mua con dấu khắc sẵn ở những cửa hàng văn phòng phẩm, trường hợp không có sẵn thì có thể đặt làm theo kiểu chữ, chất liệu tùy thích. Con dấu chính thức vì mang tính quy ước đặc biệt nên được lựa chọn chất liệu và họa tiết kỹ càng.

Danh thiếp trong xã hội Nhật Bản rất quan trọng khi chào hỏi làm quen lần đầu. Sau khi nhận danh thiếp, phải giữ gìn cẩn thận để thể hiện sự tôn trọng đối với người mình gặp. Không được nhét vào túi, mà phải cẩn thận cho vào sổ danh thiếp, còn lúc đang nói chuyện thì phải tạm đặt nó lên bàn.

Thỏa thuận trong kinh doanh

Việc trao đổi trong kinh doanh có thể là tại văn phòng hay trong bữa ăn tối. Tập quán này làm cho các quán ăn ở Nhật phát triển rất mạnh. Chi phí tiếp đãi khách ăn tối được xem là chi phí cần thiết, được cơ quan thuế chấp nhận không đánh thuế trong một giới hạn nhất định.

Ngoài ra, vào mùa hè và mùa đông trong năm, người Nhật có tập quán bày tỏ lòng biết ơn về sự giúp đỡ của người khác dưới hình thức tặng quà giữa năm (chugen) và quà tặng cuối năm (seibo) giữa các cá nhân và các công ty với nhau.

Nguồn: Internet