Làm sao để trình bày rõ ràng, mạch lạc?

Bài nói chuyện hôm đó giá trị, thấm sâu hay không? Điều đó phụ thuộc sự chuẩn bị kỹ lưỡng của bạn. Và việc này đòi hỏi nhiều thì giờ và cố gắng. Nhưng điều đó thật lợi ích biết bao! Bạn gia tăng vốn liếng hiểu biết chính xác và bạn lại có được điều nào đó thật sự hữu ích để chia sẻ với người nghe. Thay vì chỉ nói những điều tổng quát, bạn đưa ra những chi tiết thật rõ ràng, và biết rằng những gì mình nói là đúng.
Tài liệu rõ rệt.
Một bài giảng chỉ nói tổng quát thôi thì sẽ thiếu sức thuyết phục. Bài đó sẽ mơ hồ. Thính giả sẽ không nắm được điều gì rõ rệt. Để người nghe có thể nhớ được, thì các ý kiến phải rõ rệt và chính xác. Điều này cho thấy là diễn giả đã nghiên cứu và biết rõ đề tài.
Phẩm chất này có thể đạt được trong khi sửa soạn bài giảng bằng cách hỏi: Tại sao? Khi nào? Ở đâu? v.v... Chỉ nói một biến cố nào đó đã xảy ra thì thường chưa đủ. Hãy nói rõ nơi chốn, ngày tháng và có lẽ cho biết lý do nữa. Chỉ nói ra một vài lẽ thật thì chưa đủ. Hãy cho thấy tại sao đó là lẽ thật và tại sao cần biết đến. Nếu bạn chỉ dẫn điều gì, hãy giải thích cách làm. Sự chỉ dẫn thuộc loại này cần phải khai triển nhiều hay ít là tùy theo sự hiểu biết của thính giả. Vậy cần phải xem xét thính giả khi xác định những chi tiết nào cần thiết trong bài giảng.

Hữu ích cho người nghe.
Một điểm có thể hữu ích đối với một đối tượng nào đó, nhưng có thể không giúp một nhóm khác hiểu biết thêm điều gì, thậm chí họ còn không hiểu gì cả. Cho nên hiển nhiên tài liệu phải thích hợp với người nghe. Thí dụ, trong một bài giảng về cách thực hiện công việc của chúng ta, tài liệu trình bày sẽ khác hẳn nhau tùy trường hợp: nói trong buổi nhóm họp công tác, học sinh, công nhân.
Khi sửa soạn bài giảng, hãy tự hỏi: Tôi muốn đạt được điều gì qua bài giảng này? Người này hay nhóm người này đã biết được bao nhiêu điều tôi muốn nói? Tôi phải đặt nền tảng nào trước khi có thể nói rõ hơn về các điểm này? Nếu nói với một cử tọa khác, thì tôi sẽ nói điều này thế nào? So sánh thường giúp chúng ta thấy rõ quan điểm của mình. Khi sửa soạn bài giảng, hãy thử nhiều cách nói khác nhau với các nhóm khác nhau để cảm nhận sự khác biệt khi xem xét loại cử tọa sẽ nghe bạn và làm cho tài liệu được hữu ích với loại cử tọa đặc biệt đó.

Tài liệu có giá trị thực tiễn.
Có rất nhiều điều để học, nhưng không phải điều nào cũng thiết thực. Đối với chúng ta, tài liệu hữu ích là những điều chúng ta cần biết để thực hiện càng nhiều việc càng tốt, càng đem lại nhiều lợi ích càng tốt. Chúng ta muốn biết cách sử dụng sự hiểu biết mà chúng ta đã thu thập được. Tài liệu hay mà không phù hợp đối tượng cũng vô nghĩa.

Phát biểu chính xác, đúng bản chất, trọng tâm.
Lúc nào chúng ta cũng phải muốn nói sự thật và tuyệt đối chính xác trong mọi chi tiết. Đây không phải chỉ riêng về các suy luận logic, mà cả trong lời trích dẫn, những gì chúng ta nói về người khác hoặc cách chúng ta trình bày về họ, và cả về các dữ kiện khoa học hay tin tức thời sự.
Lời phát biểu sai lầm trước người nghe có thể được nhắc lại và sự sai lầm bị phóng đại thêm. Nếu người nghe nhận thấy diễn giả nói không chính xác, thì họ sẽ nghi ngờ thẩm quyền của diễn giả về những điểm khác, và có thể nghi ngờ cả sự xác thực của thông điệp nữa. Một người mới chú ý, nghe những lời phát biểu sai lầm ấy, và trước đó đã có dịp nghe một quan điểm khác, trước sau bất nhất, và rồi ngưng kết hợp với chúng ta mà không cho biết lý do.

Thêm tài liệu làm cho rõ ràng.
Các ý tưởng thâu lượm do sự suy ngẫm hay tra cứu thêm về một đề tài, có thể góp phần nhiều vào bài giảng và đôi khi có thể tránh lặp lại vô ích những điều mà người nghe đã biết rồi. Các ý tưởng ấy thêm vẻ mới lạ cho bài giảng, khơi dậy sự chú ý của thính giả, và có thể làm cho một đề tài rất quen thuộc trở nên thật sự thú vị. Điều này cũng cho diễn giả sự tự tin. Diễn giả sẽ trình bày bài giảng với nhiệt tình vì biết mình trình bày một điều gì hơi khác lạ.

Nói giản dị.
Điều này không có nghĩa là phải sửa soạn trước các câu sẽ nói. Nhưng phải phân tích các ý kiến muốn trình bày và xét đến một vài yếu tố rõ rệt. Kết quả thường là một bài giảng súc tích, và cách diễn đạt tư tưởng sẽ giản dị và dễ hiểu. Nếu một đề tài rắc rối trong trí của diễn giả, thì khi trình bày cũng sẽ khó hiểu.
Phải tránh sửa soạn vào phút chót. Cần suy nghĩ về mỗi điểm của bài giảng thật thấu đáo cho đến khi điểm ấy trở thành giản dị và rõ rệt trong trí của diễn giả. Ôn lại các điểm ấy khi sửa soạn nói bài giảng sẽ giúp diễn giả nhớ rõ và khi cần sẽ nói ra trôi chảy rõ ràng đối với cử tọa cũng như đối với diễn giả vậy.

Không quá nhiều tài liệu.
Một bài giảng có thể chứa quá nhiều tài liệu đến nỗi cử tọa bị dồn dập, không hiểu gì mấy hoặc chẳng hiểu gì hết. Khác nào bữa ăn, chưa biết ngon hay không, mà quá nhiều món thì thành bội thực, không thể tiêu hóa. Để đạt được mục đích của bài giảng, thì chỉ nên nói đến những tài liệu mà diễn giả có thể khai triển rõ ràng trong thời gian ấn định. Không nên nói quá khả năng lĩnh hội của người nghe. Ngoài ra, về cùng một đề tài, tài liệu trình bày trước một người lạ hay một người mới chú ý phải giản dị khá nhiều, so với tài liệu trình bày trước giới chuyên môn.